Nachhaltigkeitsmanager in KMU kennen das Problem nur zu gut: Kaum hat man für einen Kunden einen umfangreichen ESG-Fragebogen ausgefüllt, wartet schon der nächste – mit erstaunlich ähnlichen Fragen, aber auf einer anderen Plattform. Unternehmen sehen sich mit einer Fragebogenflut konfrontiert, da immer mehr Großkunden eigene Lieferantenportale für Nachhaltigkeitsdaten nutzen. Für kleine und mittlere Zulieferer bedeutet das einen erheblichen Mehraufwand, da sie immer wieder dieselben Fragen zu Themen wie Umwelt, Sozialstandards oder Compliance beantworten müssen, nur jeweils in unterschiedlichen Formaten. Dieser Artikel beleuchtet, warum diese redundanten Anfragen entstehen, welche Herausforderungen sie für KMU darstellen und wie man dem Teufelskreis mehrfacher Dateneingaben entkommen kann. 

Warum müssen KMU dieselben Daten mehrfach liefern? 

Eine der Ursachen der Redundanz liegt in der Portalvielfalt. Große Unternehmen setzen auf unterschiedliche Lösungen, um Nachhaltigkeitsinformationen von ihren Zulieferern einzuholen – beispielsweise IntegrityNext, Assent oder EcoVadis. Jede Plattform hat eigene Fragekataloge und Schwerpunkte, deckt aber oft ähnliche ESG-Themen ab (z.B. CO₂-Emissionen, Arbeitsbedingungen, Zertifikate). Für den Lieferanten bedeutet das konkret: Er legt auf Portal A ein Profil an und beantwortet Fragen zu Umwelt- und Sozialstandards. Ein anderer Kunde nutzt Portal B, dort muss der Lieferant erneut ein Profil pflegen und viele der gleichen Fragen erneut beantworten.

Auch unternehmensintern gibt es Überschneidungen. Manchmal fordern verschiedene Abteilungen desselben Kunden über verschiedene Kanäle ähnliche Informationen an. Ein Beispiel: Die Einkaufsabteilung möchte eine Selbstauskunft zum Lieferkettengesetz, während die CSR-Abteilung parallel Daten für den Nachhaltigkeitsbericht abfragt – und der Lieferant beantwortet womöglich beide Anfragen getrennt. Es wird hier von Supplier-Fatigue gesprochen, wenn Lieferanten viele überlappende, aber nicht identische Umfragen erhalten, sinkt ihre Motivation und Sorgfalt. 

Die Folgen: Aufwand, Frust und Fehlerquellen 

Für KMU summiert sich der Zeitaufwand erheblich. Gerade komplexe Anfragen mit schnell über 100 Fragen kosten einige Stunden Arbeit – inklusive Informationsbeschaffung intern, Ausfüllen der Formulare und Qualitätssicherung. Bei mehreren Dutzend Anfragen pro Jahr kommen schnell Wochen an Arbeitszeit zusammen, die Nachhaltigkeits- oder Qualitätsmanager:innen aufwenden, statt sich strategischen Aufgaben zu widmen. Diese repetitive Beschäftigung kann zu Frustration führen. Mitarbeitende berichten informell von „Copy-Paste-Marathons“, weil vieles immer wieder eingetragen werden muss. 

Manche Zulieferer priorisieren dann nur noch die wichtigsten Kundenanfragen und schieben andere auf – was zu versäumten Fristen führen kann. Verspätete oder unvollständige Antworten jedoch können in Lieferantenbewertungen negativ vermerkt werden und im schlimmsten Fall Geschäftsbeziehungen gefährden. 

Wege aus dem Dilemma 

Was kann ein KMU tun, um dieser Fragebogenflut Herr zu werden? Es gibt Strategien, um Doppelarbeit zu minimieren und Antworten konsistenter zu gestalten.

Erstens: Eine zentrale Sammlung aller häufig angefragten Daten im Unternehmen anlegen. Software Lösungen wie turnus.ai speichern zentral alle Anfragen und die vom Unternehmen gegebenen Antworten. Bei einer neuen Anfrage müssen nicht jedes Mal die Information neu zusammengesucht werden und es können konsistent bereits offiziell abgestimmte Antworten automatisch hinterlegt werden.

Zweitens: Textbausteine und Dokumente vorbereiten. Viele Portale erlauben Freitextantworten oder das Hochladen von Dokumenten (z.B. Code of Conduct, Umweltrichtlinie). Unternehmen sollten diese Unterlagen aktuell halten und zentral abrufbar speichern. Idealerweise sind sie bereits in der jeweiligen Verkehrssprache verfügbar (deutsch/englisch). So entfällt erneutes Übersetzen oder Formulieren unter Zeitdruck. 

Drittens: Automatisierungslösungen prüfen. Spezialisierte KI-Software wie turnus.ai ermöglichen es, Antworten auf wiederkehrende Fragen automatisiert zu generieren und direkt auf verschiedenen Portalen zu beantworten. Die KI-Lösung schlägt die passenden Antworten direkt in den verschiedenen Online-Portalen vor und kann z.B. erkennen: Frage X auf Portal Y entspricht Frage Z auf Portal A – und schlägt direkt die früher gegebene Antwort vor. Anwendungsberichte führender Unternehmen zeigen, dass der Aufwand dadurch drastisch sinkt. 

Wie einfach die Befüllung von Online Portalen sein kann zeigt unser neustes Feature die Browser Erweiterung in diesem Artikel ("Feature Launch - Unsere Browser Erweiterung kommt") und dieses kurze Video:

Fazit

Die Vielfalt der ESG-Portale und Fragebögen stellt Nachhaltigkeitsmanager in KMUs vor große Herausforderungen. Es kostet Zeit und Mühe, dieselben Fragen immer wieder auf verschiedenen Portalen zu beantworten – Zeit, die für proaktive Nachhaltigkeitsarbeit fehlt. KI bietet enormes Potenzial den Mehraufwand auf ein Minimum zu begrenzen und Compliance Prozesse drastisch zu vereinfachen.